Wigilia firmowa na 100 osób. Jak ułożyć wieczór, żeby ludzie zostali

W tym tygodniu zadzwoniła do mnie pani z działu kadr firmy, dla której we wrześniu robiłam piknik. Firma ma siedzibę pod Kielcami, ale największy oddział we Wrocławiu i w tym roku chce zrobić wspólną wigilię dla obu zespołów. Razem sto dwanaście osób. „Do tej pory robiliśmy to w restauracji na trzydzieści osób i jakoś szło. Czy przy stu to jest to samo, tylko więcej?”

Nie jest. Przy trzydziestu osobach wszyscy siedzą przy jednym długim stole, szef mówi kilka zdań, łamiecie się opłatkiem i po kwadransie jecie barszcz. Przy stu ludzie przychodzą falami, szatnia się korkuje, opłatek trwa godzinę, a połowa sali nie słyszy, co mówi prezes. Wszystko da się zrobić, ale trzeba to rozpisać tak samo jak dzień wesela.

Sala, która mieści stu, i taka, w której stu się dobrze siedzi

Sale podają zwykle dwie liczby: ile osób zmieszczą przy stołach i ile na stojąco. Przy wigilii liczy się ta pierwsza, z zapasem. Na sto osób potrzebujecie dziesięciu okrągłych stołów po dziesięć miejsc, przejść dla kelnerów, miejsca na bufet słodki i kawałka wolnej podłogi, na którym ludzie mogą stać i rozmawiać. Bez tej wolnej podłogi wszyscy siedzą przypięci do swoich krzeseł do końca wieczoru, a rozmawiają tylko z tymi, z którymi i tak siedzą w pokoju.

Przy takiej skali coraz częściej wybiera się nie restaurację, tylko salę bankietową albo eventową, która ma minimum gości. W moim zeszycie z ofertami na ten sezon są osobne strony: wigilia firmowa Kielce, wigilia firmowa Kraków i wigilia firmowa Wrocław (https://timeseventcenter.pl/imprezy-firmowe/wigilia-firmowa/). Przy ofertach wrocławskich zapisuję minimum gości, cenę od osoby i to, czy kwota jest netto, czy brutto, bo na tym najłatwiej się pomylić przy porównaniu.

O tym, kiedy rezerwować salę i kto w firmie powinien o tym decydować, pisałam we wrześniu przy planowaniu wigilii firmowej. Przy stu osobach dochodzi jedno: grudniowe czwartki i piątki w dużych salach znikają najszybciej, więc w październiku zostaje już tylko to, co inni zostawili.

Godzina startu zmienia cały wieczór

Wigilia o 20:00 to impreza dla tych, którzy nie mają dzieci w domu i nie dojeżdżają spod miasta. Wigilia o 17:00 to impreza dla wszystkich. Ludzie przychodzą prosto z pracy, zostają dłużej i nie liczą, o której będą w domu. Moja klientka chciała zacząć o 18:00, „żeby zdążyli się przebrać”. Przekonałam ją do 17:00 i wejścia od 16:30. Kto chce się przebrać, zrobi to w łazience w biurze.

Sale, które robią dużo wigilii, mówią to samo. W opisie oferty jednej z wrocławskich sal przeczytałam, że kolacja o siedemnastej pozwala zostać dłużej niż ta o dwudziestej, a podsumowanie roku na dziesięć minut działa, na czterdzieści wypycha ludzi do wyjścia. Podpisuję się pod tym obiema rękami.

Opłatek przy stu osobach

To najtrudniejszy moment wieczoru. Jeśli każdy ma podejść do każdego, opłatek trwa godzinę, a barszcz stygnie w kuchni. Robię to tak: najpierw krótkie życzenia ze sceny, potem zarząd i kierownicy przechodzą od stołu do stołu, a przy stołach ludzie łamią się z sąsiadami. Na każdym stole leży talerzyk z opłatkiem, żeby nikt nie musiał go szukać. Całość trwa pół godziny, a kuchnia wie, że po niej wjeżdża zupa.

Uprzedźcie salę, o której dokładnie kończy się opłatek. Kucharz przy stu porcjach barszczu musi wiedzieć, kiedy zacząć nalewać, a nie dowiadywać się od kelnera, że „już chyba można”.

Menu i kolejka do bufetu

Przy stu osobach kolacja serwowana do stołu jest spokojniejsza niż bufet. Bufet na sto osób oznacza kolejkę, a kolejka na wigilii oznacza, że jedni jedzą rybę, kiedy inni jeszcze stoją z pustym talerzem. Najlepiej sprawdza się układ mieszany: zupa i danie główne podane do stołu, a słodki bufet z makowcem, sernikiem i piernikiem otwarty później, kiedy ludzie i tak wstają, żeby porozmawiać.

Menu wigilijne w lokalu kosztuje w 2026 roku zwykle od około 150 do 300 zł od osoby, a sale z minimum stu gości podają zwykle ceny od około 200 zł. Na przykład Times Event Center pięćset metrów od wrocławskiego Rynku podaje w październiku wigilię od 220 zł netto od osoby przy minimum stu gościach, z menu, obsługą kelnerską i dekoracją stołów w cenie, a nagłośnienie, oprawę muzyczną i bar rozlicza osobno. Całą resztę rachunku, od napojów po prezenty, rozpisałam przy tym, ile kosztuje wigilia firmowa.

Przy stu osobach zawsze jest kilka diet. Zbierzcie je przy potwierdzeniu obecności, w jednym arkuszu, z imieniem i nazwiskiem. Sala potrzebuje liczby porcji wegetariańskich, wegańskich i bezglutenowych, a kelner potrzebuje wiedzieć, przy którym stole je postawić.

Muzyka, która nie zagłusza

Po kolacji zaczyna się część, w której ludzie albo zostają, albo wychodzą. Na początek kolędy w tle albo na żywo, cicho, tak żeby dało się rozmawiać przy stole. Taniec dopiero po słodkim stole, kiedy rozmowy się rozkręcą. Didżejowi daję jedną zasadę: do 20:00 muzyka ma być tłem, nie programem.

Ustalcie też godzinę końca i powrotu. Przy wigilii w centrum miasta, w grudniowy piątek, taksówek bywa mało. Część firm zamawia bus do dworca albo pod biuro, zwłaszcza dla osób z innego miasta. Moja klientka zamówiła jeden kurs dla zespołu spod Kielc, który przyjedzie i odjedzie razem.