Kiedy zacząć planować wigilię firmową

Pierwszy telefon w sprawie wigilii firmowej odebrałam w tym roku w ostatnim tygodniu sierpnia. Pani z działu kadr dużej firmy mówiła szybko, jakby się tłumaczyła: „Wiem, że to wcześnie, ale w zeszłym roku zaczęliśmy w październiku i zostały nam tylko poniedziałki”. Nie było wcześnie. Było w sam raz.

Wigilie firmowe to sezon, który trwa krócej niż wesela, ale jest gęstszy. Wszystkie firmy chcą tego samego: piątku w pierwszej połowie grudnia, sali blisko biura, menu wigilijnego i godziny, o której ludzie zdążą wrócić do domu. Restauracje mają na to kilka piątków i kilka czwartków. Reszta to już kompromisy.

Wrzesień: termin i liczba osób

Na początku nie trzeba wiedzieć wszystkiego. Trzeba wiedzieć trzy rzeczy: ile mniej więcej będzie osób, w jakim przedziale terminów i ile firma chce wydać. Bez tego każda rozmowa z salą kończy się zdaniem „to proszę dać znać”.

Liczbę osób szacuję z listy pracowników minus kilkanaście procent na urlopy, chorobowe i tych, którzy nie przychodzą na żadne imprezy. Jeśli zapraszacie osoby towarzyszące, wiedzcie to od razu, bo to może podwoić salę. W małych firmach, do kilkunastu osób, często wystarcza zarezerwowanie stołu albo osobnej sali w restauracji. Przy kilkudziesięciu trzeba myśleć o sali na wyłączność, przy kilkuset o dużym obiekcie i często o cateringu z zewnątrz.

Termin: w restauracjach najbardziej rozchwytywane są piątki i czwartki od końca listopada do mniej więcej osiemnastego, dziewiętnastego grudnia. Potem ludzie już wyjeżdżają na święta. Jeśli firma pracuje zmianowo albo w weekendy, często lepszy jest środek tygodnia, a środa bywa wyraźnie tańsza niż piątek.

Kto w firmie decyduje

To brzmi jak pytanie z innej bajki, ale u połowy firm, z którymi pracowałam, największe opóźnienie robiło nie szukanie sali, tylko czekanie na decyzję. Zarząd zgodzi się na budżet „jak zobaczy oferty”, oferty sala da „jak będzie budżet”. Krąg się zamyka, a piątki znikają.

Dlatego proszę osobę, która organizuje, żeby na początku września zdobyła od przełożonych trzy rzeczy na piśmie, choćby w mailu: kwotę albo widełki na osobę, przedział dat i to, czy zapraszamy osoby towarzyszące. Z tym można działać.

I jeszcze jedno: niech organizuje jedna osoba. Komitet organizacyjny z pięciu działów wybierze salę do Wszystkich Świętych, jeśli dobrze pójdzie. Pozostali mogą pomóc przy dekoracjach albo prezentach, ale z salą rozmawia jedna osoba i ona podpisuje.

Pieniądze: budżet i fundusz socjalny

Budżet wigilii to zwykle koszt menu na osobę plus napoje, ewentualny alkohol, wynajem sali, dekoracje, dojazd i czasem prezenty. Szczegółowe kwoty na 2026 rok opiszę w październiku, bo wtedy sale mają już ceny na grudzień. Na razie wystarczy wiedzieć, że ceny za osobę w restauracjach są bardzo zróżnicowane i zależą od miasta, dnia tygodnia i tego, czy alkohol jest w pakiecie.

Część firm finansuje wigilie z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Czy można i na jakich zasadach, mówi regulamin funduszu w danej firmie i przepisy o funduszu. Sprawy podatkowe, czyli czy udział w imprezie jest dla pracownika przychodem i jak to rozliczyć, zostawiam księgowości. Nie jestem doradczynią podatkową i wy też nie musicie nią być. Zapytajcie księgową na początku, a nie po fakturze.

Październik: oglądanie sali i umowa

Gdy macie dwie, trzy sale wstępnie zarezerwowane, czas je obejrzeć. Pytam zawsze o:

• wyłączność: czy w tym samym czasie w sąsiedniej części sali nie będzie innej firmy z innym zespołem,
• godziny: od której do której, ile kosztuje przedłużenie o godzinę,
• dojazd i parking: czy pracownicy dojadą komunikacją, czy trzeba podstawić autobus,
• szatnię: w grudniu każdy przychodzi w kurtce, a sala bez szatni to sterty płaszczy na krzesłach,
• nagłośnienie i rzutnik: zarząd prawie zawsze chce coś powiedzieć, czasem pokazać kilka slajdów,
• zmianę liczby osób: do kiedy można zmniejszyć liczbę bez kosztów.

Przy dużych imprezach firmowych na wiosnę i lato pisałam o podobnych sprawach w tekście o pikniku firmowym i o wyjeździe integracyjnym. Wigilia jest prostsza logistycznie, ale ma swoje pułapki. Największa to alkohol i powrót do domu. Grudzień, ciemno o szesnastej, ślisko. Jeśli firma jest poza miastem, myślcie o autobusie powrotnym już przy rezerwacji.

Listopad: menu i szczegóły

Menu wigilijne ustala się zwykle w listopadzie. Tradycyjne dania, czyli barszcz z uszkami, pierogi, ryba, kapusta z grochem albo grzybami, kompot z suszu, sernik i makowiec, są w większości ofert. Zbierzcie wcześniej informacje o dietach: wegetarianie w wigilijnym menu zwykle nie mają problemu, ale weganie, osoby z celiakią i z alergiami już tak. Ankieta w firmie z pytaniem o diety, wysłana na początku listopada, oszczędza kucharzowi nerwów, a wam telefonów w dniu imprezy.

Na koniec listopada potwierdzacie liczbę osób, kolejność przemówień, program wieczoru. Opłatek kupuje się w parafii albo w sklepie z dewocjonaliami, i ktoś musi go przywieźć. Brzmi zabawnie, ale na jednej wigilii firmowej opłatek leżał w samochodzie prezesa, który przyjechał godzinę później.

Mała firma, mniejszy kłopot

Jeśli firma liczy kilka albo kilkanaście osób, wszystko jest prostsze, ale terminy znikają tak samo. W małej restauracji z jedną salą na dwadzieścia osób jest w grudniu kilka wolnych wieczorów i wszystkie pójdą do października. Dla małego zespołu dobrym rozwiązaniem bywa też kolacja w biurze z cateringiem albo wspólne wyjście do restauracji w porze obiadowej, w dzień roboczy. Tańsze, krótsze i bez kłopotu z powrotem do domu po nocy. Wiele osób w grudniu ma kalendarz pełen rodzinnych spotkań i wcale nie marzy o kolejnym wieczorze poza domem.

W firmach, w których część ludzi pracuje zdalnie, wigilia bywa jedynym dniem w roku, kiedy cały zespół siedzi przy jednym stole. Dla nich termin ogłoszony we wrześniu to szansa na zaplanowanie przyjazdu, a czasem noclegu. Ogłoszony w grudniu, oznacza połowę pustych krzeseł. Dlatego datę wysyłam do wszystkich od razu, nawet zanim znam menu.