Piknik firmowy, na który ludzie chcą przyjść

Telefon od działu kadr w marcu zaczyna się zwykle od słów: „Prezes powiedział, że w tym roku robimy piknik”. Potem jest chwila ciszy i dopiero pada właściwe pytanie: „Od czego się zaczyna?”. Osoba, która dzwoni, ma na co dzień listy płac, urlopy i badania okresowe. Piknik dla trzystu osób dostała do tego w pakiecie.

Jeśli jesteś tą osobą i czytasz to w maju, a piknik ma być w czerwcu, masz mało czasu, ale da się. Jeśli piknik jest w sierpniu albo we wrześniu, jesteś w dobrym miejscu. Poniżej po kolei to, co ustalam z firmami.

Termin, który pasuje ludziom, nie tylko zarządowi

Najpopularniejszy termin to sobota w czerwcu. Dzieci kończą szkołę, ludzie nie są jeszcze na urlopach, pogoda zwykle sprzyja. Dlatego też w czerwcu najtrudniej o miejsce, catering i atrakcje, a soboty rezerwuje się z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem.

Zanim wybierzesz datę, zapytaj ludzi. Krótka ankieta wystarczy. W firmach, gdzie część osób pracuje w soboty na zmiany, piknik w sobotę oznacza, że jedna trzecia załogi przyjdzie prosto z pracy albo wcale. Czasem lepszy jest piątek po południu, czasem niedziela.

Sprawdź też kalendarz okolicy. Komunie w maju, zakończenie roku szkolnego, długi weekend, duże imprezy w mieście. Piknik w dniu, w którym połowa rodziców ma zakończenie roku w szkole, będzie piknikiem dla bezdzietnych.

Kto przyjdzie i co będzie robił

Piknik firmowy to nie impreza integracyjna dla dorosłych. Przychodzą rodziny: małe dzieci, nastolatki, partnerzy, którzy nikogo nie znają, czasem dziadkowie. I każda z tych grup potrzebuje czegoś innego.

Dla małych dzieci: dmuchańce, malowanie twarzy, gry z animatorem, cień i miejsce do odpoczynku. Dla starszych dzieci: coś z rywalizacją, piłka, tor przeszkód, zawody. Dla dorosłych: dobre jedzenie, miejsce do siedzenia w cieniu, rozmowa. Część dorosłych chętnie zagra w siatkówkę albo przeciąganie liny, część chce tylko posiedzieć. Obie grupy są w porządku.

Przemówienia skróć do minimum. Prezes mówi dwie minuty na powitanie i jedną przy losowaniu. Wszystko dłuższe ludzie przeczekują przy grillu.

Jedzenie: grill to nie wszystko

Grill jest na pikniku obowiązkowy, ale nie wystarczy. Potrzebna jest opcja bez mięsa, porządna, nie dwie papryki na krzyż. Potrzebne są sałatki, pieczywo, coś dla dzieci, które nie jedzą nic z grilla. Słodkie po południu: ciasta, lody, owoce.

Pytaj w zapisach o alergie i diety, szczególnie dzieci. Catering musi wiedzieć, które potrawy zawierają orzechy, gluten, laktozę, i oznaczyć je na stole. Na jednym pikniku dziewczynka z alergią na orzechy stała przy stole z ciastami ze swoją mamą przez kwadrans, bo nikt nie wiedział, co jest w czym. Od tamtej pory każde ciasto na moich piknikach ma karteczkę.

Woda musi być dostępna przez cały czas, w kilku miejscach, za darmo. W czerwcu w słońcu ludzie piją dużo więcej, niż zakłada catering. Koszt jedzenia i napojów na pikniku firmowym to w 2026 roku zwykle od ok. 100 do 250 zł na osobę, zależnie od menu i regionu. Atrakcje i zadaszenie liczy się osobno.

Zapisy, czyli ile naprawdę przyjdzie

Na pikniki firmowe zapisuje się więcej osób, niż przychodzi. Pogoda, chore dziecko, teściowa z wizytą. Z drugiej strony część osób nie zapisuje się wcale i przychodzi, bo kolega powiedział, że jest fajnie. Dlatego zapisy prowadzę zawsze z liczbą dorosłych i dzieci osobno, z wiekiem dzieci i z pytaniem o dietę.

Catering zamawiam na liczbę zapisanych, a nie na całą załogę razy trzy. Jeśli firma ma dwustu pracowników, a zapisało się sto czterdzieści osób z rodzinami, to zamawiam na sto czterdzieści, z niewielkim zapasem napojów i pieczywa. Na pikniku, na którym jedzenia zamówiono „na wszelki wypadek” na całą firmę z rodzinami, połowa kiełbas wróciła do chłodni i nikt nie wiedział, co z nimi zrobić.

Przypomnienie wyślij dwa razy: tydzień przed i dzień przed. W tym drugim podaj prognozę pogody, adres, mapkę i informację, co zabrać. Krem z filtrem, czapki dla dzieci, coś na zmianę, jeśli są zabawy z wodą.

Miejsce i dach nad głową

Piknik robi się w parku, na terenie ośrodka, w gospodarstwie agroturystycznym, czasem na terenie firmy. W każdym z tych miejsc pytam o to samo: czy jest prąd, toalety, woda, parking, i czy jest zadaszenie dla wszystkich naraz. Na łące bez dachu nawet krótki deszcz rozgania ludzi do aut, a stamtąd już do domu.

Przy organizacji przyjęcia w ogrodzie pisałam, jak liczyć dach i toalety na czterdzieści osób. Na pikniku zasada jest ta sama, tylko skala większa: kilka namiotów albo pawilonów, kabiny przenośne, umywalki z wodą i mydłem, kontenery na śmieci.

Bezpieczeństwo bez straszenia

Ustawa o bezpieczeństwie imprez masowych dotyczy imprez na otwartym terenie od tysiąca miejsc. Przeciętny piknik firmowy na kilkaset osób jej nie podlega. Nie znaczy to, że można o bezpieczeństwie zapomnieć.

Przy kilkuset osobach zadbaj o kogoś z pierwszą pomocą, apteczkę, ludzi od pilnowania dmuchańców, oznaczony punkt zbiórki dla zgubionych dzieci. Dzieci dostają przy wejściu opaskę z numerem telefonu rodzica. To prosta rzecz, a oszczędza kwadransa nerwów, gdy czterolatek pójdzie oglądać kaczki.

Pomyśl też o słońcu. W czerwcu w południe na otwartej łące trudno wytrzymać kilka godzin bez cienia. Namioty, parasole, drzewa, a przy dmuchańcach ktoś, kto co jakiś czas wyciąga dzieci na wodę i do cienia. Krem z filtrem w kilku miejscach przy stołach kosztuje grosze, a oszczędza poparzonych nosów.

Alkohol na pikniku z dziećmi to decyzja firmy. Jeśli jest, to w rozsądnych ilościach i daleko od dmuchańców.

Kto za to płaci

Część firm finansuje piknik z funduszu socjalnego, część z budżetu firmy. To zależy od regulaminu funduszu i zasad w firmie, a przy funduszu socjalnym także od tego, jak liczone są świadczenia dla pracowników. Zanim podpiszesz zamówienia, zapytaj księgową i osobę, która pilnuje regulaminu funduszu. Lepiej usłyszeć „tak” w maju niż „nie” w lipcu, po fakturach.