Ile kosztuje wigilia firmowa w 2026 roku

W tym tygodniu dostałam trzy maile z tym samym pytaniem i prawie tymi samymi słowami: „Szef powiedział, że mamy budżet. Ile to kosztuje?”. Za każdym razem odpisuję, że to zależy, i za każdym razem czuję, że to najbardziej irytująca odpowiedź na świecie. Dlatego dziś zamiast „to zależy” będą liczby.

Na początku września pisałam, kiedy zacząć planować wigilię firmową. Kto zaczął wtedy, ma już pewnie salę i termin. Kto nie zaczął, w połowie października ma jeszcze wybór, ale głównie w tygodniu i na początku grudnia. Dla jednych i drugich rozpisuję, z czego składa się rachunek.

Menu, czyli największa pozycja

Najwięcej kosztuje jedzenie. W restauracji wigilijne menu w 2026 roku kosztuje zwykle od około 150 do 300 zł od osoby. Na dole widełek jest barszcz z uszkami, ryba w jednej postaci, pierogi, kapusta z grzybami i ciasto. Na górze kilka rodzajów ryb, przystawki na stołach, dwie zupy do wyboru, deser serwowany i kawa bez limitu. W dużych miastach i w lokalach z nazwiskiem szefa kuchni na drzwiach można zapłacić więcej.

Catering do biura jest tańszy, zwykle około 80-150 zł od osoby za zestaw wigilijny z dostawą, czasem z naczyniami i obsługą, czasem bez. Przy dziesięciu, piętnastu osobach to często najrozsądniejsze wyjście. Przy pięćdziesięciu biuro przestaje być biurem, a staje się salą bez szatni, z jednym ekspresem do kawy na wszystkich.

Pytajcie, co jest w cenie menu. Czy woda, soki i kawa są wliczone, czy liczone osobno. Czy jest opcja dla osób na diecie bez glutenu albo bez ryby. Wigilia ma to do siebie, że ktoś zawsze nie je ryb, a ktoś inny nie je grzybów.

Sala, napoje i reszta rachunku

W wielu restauracjach przy zamówieniu menu dla odpowiedniej liczby osób sala jest w cenie. Przy mniejszych grupach w piątkowy wieczór lokal może doliczyć opłatę za wyłączność sali albo wymagać minimalnej kwoty zamówienia. W grudniu piątki i soboty są najdroższe, a lokale mniej skłonne do negocjacji. Poniedziałek czy wtorek bywa wyraźnie tańszy albo z dodatkami w gratisie.

Napoje to druga niespodzianka na fakturze. Pakiet bez alkoholu kosztuje zwykle kilkanaście do kilkudziesięciu złotych od osoby, pakiet z winem i alkoholem mocniejszym więcej. Alternatywą jest rozliczenie według zużycia, ale wtedy dobrze ustalić górny limit, po którym kelner pyta osobę odpowiedzialną, czy podawać dalej. Niektóre lokale zgadzają się na własny alkohol za opłatą od butelki, inne w ogóle.

Do tego drobniejsze pozycje, które łatwo przeoczyć:

• dekoracje stołów ponad standard lokalu, kilkaset do kilku tysięcy złotych,
• muzyka na żywo albo didżej, jeśli po kolacji ma być zabawa, zwykle od dwóch do kilku tysięcy,
• dojazd: autokar albo busy dla zespołu spoza miasta, taksówki po imprezie,
• prezenty albo paczki świąteczne dla pracowników,
• fotograf na godzinę lub dwie, jeśli firma chce zdjęć do kroniki.

Przykład: trzydzieści osób w restauracji

Żeby to nie wisiało w powietrzu, rozpiszę jeden typowy przypadek. Firma, trzydzieści osób, wigilia w środę w połowie grudnia, restauracja w średnim mieście.

• menu wigilijne: 30 x ok. 200 zł = ok. 6000 zł,
• napoje bez alkoholu i kawa: często w cenie albo ok. 30 x 20 zł = 600 zł,
• wino do kolacji, butelka na trzy-cztery osoby: ok. 8-10 butelek, kilkaset złotych,
• skromne dekoracje i opłatki: kilkaset złotych,
• prezenty po ok. 100-150 zł na osobę: 3000-4500 zł,
• taksówki dla osób spoza centrum: kilkaset złotych.

Razem wychodzi zwykle od jedenastu do czternastu tysięcy złotych, czyli mniej więcej 350-450 zł na osobę z prezentami. Bez prezentów zbliżamy się do 250-300 zł. Te same trzydzieści osób z cateringiem do biura w tygodniu zamknie się w kilku tysiącach złotych.

A gdyby w biurze

Dla porównania ten sam zespół w biurze. Catering wigilijny za około 100 zł od osoby to 3000 zł. Do tego wypożyczenie obrusów, talerzy i sztućców, jeśli firma nie chce jeść z papierowych, zwykle kilkaset złotych. Napoje bez alkoholu kupione w sklepie, kilkaset złotych. Prezenty bez zmian. Razem z prezentami wychodzi zwykle sześć do ośmiu tysięcy, bez prezentów cztery.

Różnica jest wyraźna, ale biuro ma swoje koszty, których nie widać na fakturze. Ktoś musi przyjąć catering, rozstawić stoły, a po wszystkim posprzątać. Najczęściej robią to te same dwie osoby z sekretariatu, które potem nie mają siły na życzenia. Jeśli wybieracie biuro, zamówcie catering z obsługą na dwie-trzy godziny. To kilkaset złotych więcej, za które ktoś zbiera talerze, a wy siedzicie przy stole.

Z jakich pieniędzy firma za to płaci i jak to rozliczyć podatkowo, zależy od formy firmy i od regulaminu funduszu socjalnego, jeśli firma go ma. To pytanie zadajcie księgowości przed podpisaniem umowy z lokalem, nie po.

Co podnosi koszt bez potrzeby

Najczęściej rachunek rośnie przez zmiany w ostatnim tygodniu. Lokal przyjmuje zwykle ostateczną liczbę gości na kilka dni przed imprezą i za tyle osób wystawia fakturę, nawet jeśli dwie się rozchorują. W grudniu, w sezonie przeziębień, dobrze podać liczbę z małym zapasem w dół, a nie w górę.

Drugi powód to przedłużanie. Wigilia zaplanowana do dwudziestej drugiej przeciąga się do północy, a każda godzina ponad umowę to dopłata za obsługę. Ustalcie z góry, ile kosztuje dodatkowa godzina i kto może ją zamówić. Najlepiej jedna osoba, a nie każdy, kto akurat stoi przy barze.

Trzeci to awarie, za które ktoś musi zapłacić. Coś się zawsze zepsuje. Pytanie tylko, czy goście się dowiedzą i kto pokryje koszt. Na jednej wigilii w zeszłym roku w połowie kolacji padła kuchenka, na której lokal grzał barszcz. Kucharz przelał go do dwóch mniejszych garnków i dokończył na drugim palniku, a kelnerzy podawali w dwóch turach. Nikt z gości nic nie zauważył, a lokal nie doliczył ani złotówki. Ale to była dobra wola, nie zapis w umowie.