Kiedy wysłać zaproszenia na wesele

W połowie maja odbieram najwięcej telefonów od par, które biorą ślub we wrześniu. Pytanie brzmi zwykle tak: „Czy to już czas na zaproszenia?”. Druga połowa telefonów jest od par, które biorą ślub w czerwcu i właśnie zorientowały się, że zaproszenia leżą w szafie, a sala chce znać liczbę gości za trzy tygodnie.

Zaproszenia wydają się najprostszą częścią wesela. Kartka, koperta, znaczek. A jednak to od nich zależy, ile osób będzie na sali, ile zapłacicie za talerzyki i czy kuzyn z Irlandii zdąży kupić bilet. Poniżej rozpisuję po kolei, kiedy co zrobić.

Najpierw informacja o terminie

Zanim wyślecie zaproszenia, dobrze jest dać gościom znać, że w ogóle jest wesele i kiedy. W branży mówi się na to „save the date”, czyli „zarezerwuj termin”. Po polsku to po prostu krótka wiadomość: bierzemy ślub, data, miejscowość, zaproszenie przyjdzie później.

Taką informację wysyła się zwykle od ośmiu do dwunastu miesięcy przed ślubem. Nie wszystkim, tylko tym, którym termin naprawdę trzeba zablokować. Rodzina i przyjaciele z daleka, z zagranicy, ludzie z małymi dziećmi, którzy muszą zorganizować opiekę, osoby pracujące na zmiany, które planują urlopy z dużym wyprzedzeniem. Może to być kartka, mail, wiadomość w telefonie albo rozmowa przy niedzielnym obiedzie. Forma jest mniej ważna niż to, żeby nikt nie zaplanował w tym czasie wakacji.

Uwaga na jedną rzecz. Komu wysłaliście informację o terminie, ten musi dostać zaproszenie. Odwołanie gościa po takiej wiadomości to rozmowa, której nie życzę nikomu.

Zaproszenia: dwa, trzy miesiące przed

Klasyczny termin na wysłanie albo rozwiezienie zaproszeń to od dwóch do trzech miesięcy przed ślubem. Wcześniej goście o nich zapomną, później nie zdążą się zorganizować. Przy weselu, na które ludzie dojeżdżają z daleka albo potrzebują noclegu, wysyłam je bliżej trzech miesięcy, a nawet wcześniej.

W wielu rodzinach przyjęło się, że zaproszenia dla najbliższych, szczególnie dla dziadków, chrzestnych i starszych ciotek, rozwozi się osobiście. To miłe i dużo daje, ale zajmuje kilka weekendów. Policzcie je w kalendarzu, zanim powiecie babci, że przyjedziecie „w maju”.

Koszt zaproszeń w 2026 roku to zwykle od kilku do kilkunastu złotych za sztukę, zależnie od papieru, druku i dodatków. Przy stu gościach potrzebujecie zwykle około pięćdziesięciu, sześćdziesięciu zaproszeń, bo pary i rodziny dostają jedno.

Co musi być w zaproszeniu

Imiona pary, data, godzina i miejsce ceremonii, miejsce przyjęcia. Termin, do kiedy prosicie o potwierdzenie, i sposób: telefon, wiadomość, formularz. Jeśli zapraszacie z osobą towarzyszącą, napiszcie to wprost na kopercie albo w środku. Jeśli zapraszacie bez dzieci, też napiszcie, delikatnie, ale jasno.

Do zaproszenia możecie dołożyć osobną karteczkę z informacjami praktycznymi: dojazd, parking, noclegi, transport z kościoła na salę. To oszczędza wam kilkudziesięciu telefonów w ostatnim tygodniu.

Osoby towarzyszące i dzieci

Z zaproszeniami najwięcej nerwów jest nie wokół terminu, tylko wokół tego, kogo dokładnie zapraszacie. Czy kuzyn przychodzi sam, czy z dziewczyną, z którą jest od trzech tygodni. Czy koleżanka z pracy może przyjść z mężem. Czy dzieci są zaproszone, a jeśli tak, to do jakiego wieku.

Zasada, którą proponuję parom, jest prosta. Na kopercie piszecie dokładnie te imiona, które zapraszacie. Dwa imiona i dopisek „z dziećmi” albo same dwa imiona, bez dopisku. Jeśli zapraszacie kogoś z osobą towarzyszącą, której nie znacie, piszecie „z osobą towarzyszącą”. Wtedy nikt nie musi się domyślać, a wy nie dowiadujecie się w dniu wesela, że przy stole siódmym jest troje dzieci więcej.

Jeśli wesele jest bez dzieci, powiedzcie to rodzicom osobiście, zanim przyjdzie zaproszenie. Większość zrozumie, część się obrazi. Tych drugich nie przekona nawet najładniej sformułowany dopisek na karteczce, więc lepiej porozmawiać.

Potwierdzenia i arkusz gości

Termin potwierdzeń ustawiam zwykle na trzy, cztery tygodnie przed ślubem. Wtedy zostaje czas, żeby zadzwonić do tych, którzy nie odpowiedzieli, a tacy zawsze są. Na sto zaproszonych osób zwykle kilkanaście nie odpowiada w terminie. Nie ze złej woli, po prostu zaproszenie leży na lodówce pod magnesem.

Do tego wszystkiego potrzebny jest arkusz gości. Prowadzę go z każdą parą tak samo: imię i nazwisko, z kim przychodzi, czy dzieci i w jakim wieku, czy potwierdził, czy potrzebuje noclegu, czy jedzie autem czy busem, alergie i dieta. Ostatnia kolumna to uwagi, w których zapisuję rzeczy typu „nie sadzać obok wujka” albo „przyjedzie dopiero na obiad”. Ten arkusz potem posłuży do planu stołów, do zamówienia transportu i do rozmowy z kuchnią.

Sto osób na liście to nie sto osób na sali. Zwykle przychodzi kilka mniej, a raz przyszło kilka więcej, bo ciocia przywiozła nowego narzeczonego i jego mamę.

Ostateczna liczba dla sali

Sala, catering i tort potrzebują ostatecznej liczby gości. Zwykle od siedmiu do czternastu dni przed weselem, ale dokładny termin jest w umowie i trzeba go sprawdzić. Po tym terminie płacicie za liczbę, którą podaliście, nawet jeśli ktoś się rozchoruje.

Przy liczeniu kosztów, o których pisałam we wpisie o weselu na sto osób, to właśnie ta liczba decyduje o największej pozycji. Kilka osób więcej albo mniej to kilka tysięcy złotych różnicy. Dlatego dzwonienie do tych, którzy nie potwierdzili, to nie jest wstydliwa sprawa. To po prostu rachunek. Większość gości, do których dzwonię w imieniu par, przeprasza i potwierdza w ciągu minuty. Zaproszenie stało za magnesem, a oni byli pewni, że już odpowiedzieli.

Kalendarz w skrócie

Jeśli ślub jest we wrześniu, to w tej chwili, w połowie maja, informacja o terminie powinna być już u gości z daleka. Zaproszenia zamówcie teraz, wyślijcie albo rozwieźcie w czerwcu, najpóźniej na początku lipca. Termin potwierdzeń ustawcie na początek sierpnia. Ostateczna liczba dla sali pójdzie dwa tygodnie przed ślubem.

Jeśli ślub jest w przyszłym roku, macie komfort. Zbierzcie wstępną listę gości teraz, póki rodzice pamiętają wszystkich kuzynów, a informację o terminie roześlijcie jesienią, zaraz po rezerwacji sali. Wtedy zaproszenia przygotujecie zimą, bez pośpiechu.

Jeśli ślub jest w czerwcu, a zaproszenia wciąż leżą w szafie, nie panikujcie. Wyślijcie je w tym tygodniu, a do najbliższych zadzwońcie od razu. Większość gości i tak wie o weselu od miesięcy.